Partager des documents avec Nextcloud

Nextcloud est une des applications du bouquet Apps.Education, disponible gratuitement pour les enseignants de l’Education Nationale (https://apps.education.fr).

 

Nextcloud vous permet :

  • de stocker des documents sur un serveur personnel (cloud) et d’accéder à ces données à tout moment et en tout lieu.
  • de partager ou diffuser des documents facilement ou de récupérer des documents déposés par d’autres
  • de travailler en toute sécurité en garantissant la confidentialité des données.

 

En pratique dans la classe, quels avantages ? (tutos plus bas)

Nextcloud vous permet de partager des documents avec vos élèves ou vos parents d’élèves. Vous pouvez créer un dossier contenant les documents à diffuser, puis partager le contenu de ce dossier en envoyant un simple lien.

  • Ceci vous évite d’envoyer des mails contenant des pièces-jointes parfois trop lourdes. Seul le lien est envoyé.
  • Tous les documents placés dans le dossier seront disponibles au téléchargement pour les personnes ayant reçu ce lien.
  • Si vous devez mette à jour ou modifier les documents à diffuser, il vous suffira de les placer dans le dossier partagé. Cette action sera visible par tous.
  • Vous pouvez à tout moment arrêter le partage du dossier ou définir une date arrêt.

Nextcloud vous permet aussi de récupérer facilement des documents ou des productions d’élèves, en évitant de surcharger votre boîte mail. Il vous faudra créer un dossier de dépôt et envoyer son lien de partage. En cliquant sur ce lien, les utilisateurs pourront alors accéder à ce dossier et téléverser leurs documents à partir leur ordinateur, smartphone ou tablette.

  • Cela vous évite de tout recevoir par mail : tous les documents envoyés seront contenus dans le dossier de dépôt. Vous pourrez alors les consulter ou les télécharger.
  • En utilisant un smartphone ou une tablette, les utilisateurs pourront prendre la photo d’une production et la poster directement, ou même envoyer une vidéo.
  • Vous pouvez à tout moment arrêter le dépôt ou définir une date arrêt.

Nextcloud vous permet de collaborer au sein d’une équipe d’école : vous pouvez créer des dossiers sur lesquels les enseignants vont pouvoir déposer, récupérer ou supprimer des dossiers ou des documents. L’accès peut être protégé par un mot de passe.

Tuto vidéo 1 : diffuser des documents en utilisant Nextcloud (3’12)

Tuto vidéo 2 : récupérer des documents en utilisant Nextcloud (3’54)

Simplifiez-vous la vie :

Si vous le souhaitez, vous pouvez simplifier toutes ces procédures en installant sur votre ordinateur un « client ». Il s’agit d’un logiciel qui vous permettra de synchroniser votre ordinateur avec votre cloud personnel. Ainsi, lorsqu’il y aura des modifications sur votre cloud, elles seront répercutées sur votre votre ordinateur (et réciproquement). Par exemple, si des utilisateurs déposent des documents sur votre cloud, ceux-ci seront automatiquement téléchargés sur votre ordinateur.

 

Pour aller plus loin :

  • Qu’est qu’un cloud ?
    • Le terme cloud (nuage en anglais) désigne le fait de faire du stockage de données à distance : vos données, au lieu d’être stockées sur vos disques durs, sont disponibles sur des serveurs distants (ordinateurs) et accessibles par internet.
    • Avantages :
      • Possibilité d’accéder et d’enregistrer ses données depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou téléphone.
      • Possibilité de synchroniser un dossier local de son ordinateur (par exemple un dossier de travail) avec son cloud : les données du dossier synchronisé seront automatiquement copiées sur le cloud. Ceci permet une sauvegarde de vos données sur le serveur (cloud). Pour cela il faudra installer un logiciel appelé « client »
      • Possibilité de partager / diffuser des documents avec d’autres utilisateurs
    • Inconvénients :
      • Nécessite d’être connecté à internet,
      • Capacité de stockage plus limitée que sur le disque d’un ordinateur
  • Qu’est-ce que Nextcloud ?
    • Les clouds les plus connus comme Google drive, Dropbox, ou iCloud ne respectent pas la protection des données. Les serveurs sont basés à l’étranger (souvent aux états-unis) ou la législation n’est pas la même qu’en France ou en Europe. Ceci est très problématique si on veut stocker des productions ou des images d’élèves. Même avec l’autorisation des parents, vous n’avez aucune garantie sur l’utilisation qui pourra en être faite.
    • Avantage de Nextcloud : il est compatible avec la RGPD. Les données sont stockées sur des serveurs académiques, on peut travailler en toute sécurité en garantissant la protection des données
    • Nextcloud est un logiciel libre, ce qui veut dire que son code est accessible par tous. En tant qu’utilisateur, on peut savoir comment il marche : il ne peut pas y avoir fonctionnalités cachées (ce qui n’est pas des logiciels propriétaires). Nextcloud est logiciel grand public : il n’est pas propre à l’éducation nationale, il est utilisé par beaucoup d’entreprises qui l’installent sur leurs serveurs pour proposer des services de cloud.

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