Tutoriel : Ajouter des carnets d’adresses au Webmail académique

TUTO

Le webmail académique

Petit rappel : l’adresse du webmail est https://courrier.ac-bordeaux.fr

Format du fichier d’importation

Les formats d’importation sont les suivants :

  • vCard
  • CSV
  • LDIF (pour un échange avec Thunderbird)
    Le vCard et le LDIF sont normalisés.

La forme d’un CSV
Un CSV est un simple fichier texte dont la première ligne liste les colonnes du fichier. Chaque ligne contient un tuple (les données d’un enregistrement ou d’une fiche pour un contact).
Deux choses importantes à se rappeler, le séparateur utilisé entre les champs est la virgule ou le point-virgule et l’encodage de caractères pour afficher correctement les accents sous windows est celui de l’europe occidentale Latin-1 ou Windows-1252) si l’on veut que l’importation se passe correctement dans le carnet d’adresse du webmail.
Les champs n’ont pas à respecter un ordre précis et ne sont pas tous obligatoires. On peut ainsi n’injecter que quelques champs. Afin que le fichier soit accepté en importation, il ne doit être constitué que par les enregistrements de contacts. Dans les exportations d’ONDE, les trois dernières lignes ne sont pas valides et doivent être supprimées. Pour insérer une importation d’ONDE, certaines colonnes sont inutiles et les entêtes doivent être modifiées comme suit :

Civilité Responsable Nom usage responsable Nom responsable Prénom responsable Adresse responsable CP responsable Commune responsable Pays Courriel Communication adresses Téléphone domicile Téléphone travail Téléphone portable PCS Nom d’usage élève Nom de famille élève Prénom élève ~~Date de Naissance élève Classes élèves Nom d’usage élève Nom de famille élève Prénom élève Date de Naissance élève Classes élèves Nom d’usage élève Nom de famille élève Prénom élève Date de Naissance élève Classes élèves Nom d’usage élève Nom de famille élève Prénom élève Date de Naissance élève Classes élèves~~
Titre Nick Name Nom Prénom Rue (domicile) Code postal (domicile) Ville (domicile) Pays (domicile) Adresse de messagerie Téléphone (domicile) Téléphone (bureau) Tél. mobile Name Name

Deux colonnes Nom de famille élève et Prénom élève doivent n’en former qu’une en précisant « Parent de « .
En ne gardant que les colonnes nécessaires, cela donne :

Titre Nick Name Nom Prénom Rue (domicile) Code postal (domicile) Ville (domicile) Pays (domicile) Adresse de messagerie Téléphone (domicile) Téléphone (bureau) Tél. mobile Name
M. Dupont Anatole Rue de Moulinsard 60062 Northbrook France a.dupont@gmail.fr 0112131415 0100000000 0700700707 Parent de Dupont André

Les manipulations avec un tableur sont un peu fastidieuses.

Bien sûr, cela est très facile à automatiser par un petit programme de modification du fichier csv avec un langage de programmation type C ou Python. Il est possible de créer un fichier de tableur qui recevra l’extraction ONDE et qui générera un onglet en modifiant les entêtes de colonnes tout en recopiant les informations nécessaires à l’établissement du CSV. Voici un fichier LibreOffice qui réalise l’opération (l’onglet ImportCSVonde reçoit un copier-coller du fichier CSV généré par ONDE & l’onglet ExportCSVwebmail reprend les colonnes nécessaires avec la bonne nomenclature), il suffit d’enregistrer le second onglet au format CSV.

modCSVExtraction.ods

Importer des adresses dans le Webmail académique

Après connexion à l’aide de votre identifiant et mot de passe, la boite de réception est affichée avec la liste des mails reçus.
Pour faire court vous devez :

  1. Cliquer sur les trois barres en haut à gauche de l’écran pour ouvrir le menu latéral.
  2. Choisir Carnet d’adresses
  3. Sur le cartouche à gauche qui s’affiche, trouver le menu déroulant Actions 🔽
  4. Il peut être intéressant de créer un Carmet d’Adresses particulier pour chaque ensemble de personnes importées par le choix Nouveau carnet d’adresses
  5. Retourner sur le menu Actions 🔽 et sélectionner le fichier préparé au format vCard, CSV ou LDIF (pour ONDE, on choisira le CSV modifié tel qu’indiqué dans le paragraphe précédent)